Благодаря гибкой настройке разработка программного обеспечения УСУ, созданная на основе многолетнего опыта наших специалистов, сможет рассчитывать все основные процессы, начиная от поставок и переработки и заканчивая отгрузкой клиенту готовой, упакованной продукции. Давайте ознакомимся с работой программы в различных режимах.
Первый режим– оказание услуг по переработке.
Для этого перейдем в модуль «Заказы». В модуле отображается информация по всем вашим заказам.
Как видите, заказы для удобства визуально отображены разными цветами в зависимости от статуса.
Добавим предварительную заявку от клиента. Для этого в верхнем модуле укажем, от кого она поступила. Клиента мы выбираем из базы контрагентов. Если клиента в базе мы не нашли, сразу же добавим нового. Если укажите мобильный телефон и почту, то программа сможет отправлять клиенту документы на его электронный адрес и отсылать уведомления на телефон, в том числе и голосовые сообщения!
Можно даже указать точный адрес контрагента на карте! Это позволит вам легко учитывать его местоположение при доставке заказа.
Если вы ведете работу с клиентами через определенных представителей, то можно их тоже выбрать, чтобы затем анализировать статистику по эффективности каждого.
Выбрав контрагента, возвращаемся в окно добавления заказа. Указываем при необходимости дополнительные условия по поставке или отгрузке заказа и сохраняем.
У менеджера сразу же всплывает специальное окошко в правом нижнем углу. Это «уведомление». Любой сотрудник, на которого в программе создали определенную задачу, сможет узнать о работе и быстро перейти в нужный модуль, нажав на уведомление мышкой. А во вкладке «Работа по заказу» появился первый этап бизнес-процесса: «отправка ценового предложения».
Сам заказ пока что в статусе «предварительно». Добавляем в состав заказа, что именно требуется покупателю, выбирая позиции из номенклатуры. Цены подставляются по выбранному прайс-листу автоматически. Также есть возможность поменять их вручную.
Во вкладке «план отгрузки» можно указать, какую продукцию нужно будет отгружать клиенту: мешки муки по десять или двадцать пять килограммов. Кроме этого выбираем, хочет ли заказчик забрать отходы после помола. Если клиенту что-то не нужно – достаточно удалить вариант отгрузки из этой вкладки.
Добавив позицию в состав, уже можно сформировать и отправить клиенту ценовое предложение.
Отметим в работе по текущему заказу, что выполнили отправку клиенту. Появилось следующее задание «узнать решение». Сотрудник может сразу же перенести дату его выполнения на следующую неделю, если контрагенту необходимо время на согласование. А когда наступит срок, с помощью отчета «План работ» менеджер сможет в нужный день вернуться на этот заказ и позвонить клиенту. Таким образом вы исключите упущенную прибыль, когда нерадивые сотрудники могли забыть о сделанном предложении!
Для анализа всех работ тоже есть специальный отчет. Это «Выполнено».
В нем руководитель сможет легко анализировать:
- • когда была поставлена задача,
- • когда выполнена
- • как долго сотрудник ее откладывал,
- • загрузку любого подчиненного за конкретный день или период.
А через «План работ» работающие в программе люди смогут:
- • видеть все поставленные задачи,
- • их срочность,
- • переходить из отчета сразу в нужное место в системе.
Когда менеджер свяжется с клиентом, он может как продолжить заказ, так и сделать новое предложение, если покупателя, допустим, не устроили цены. Если же цена устроила, отмечаем, что мы позвонили и отправляем договор и счет на оплату.
Теперь финансовый директор контролирует получение предоплаты по заказу. Как только сумма на вашем счете – сотрудник отмечает свою работу в системе, и заказ возвращается к менеджеру. Затем запускаем заказ в производство. При этом начинается еще одна цепочка бизнес-процессов, в которой с заказом уже сможет ознакомиться ответственный за производство сотрудник и любой другой назначенный вами работник.
Переходим к производственному отделу.
По созданному заказу мы ожидаем поставку сырья на переработку от клиента. Как только оно пришло, заходим в модуль «товар», где создаются все накладные на приход, перемещение и расход любых товаров: будь это сырье, компоненты, купленные инструменты или запчасти для станков.
В основе работы производственного отдела лежит отчет «Производство». Ознакомимся с ним подробнее. Отчет разделен по статусам заказ-нарядов:
- вы видите список нарядов, которые сейчас в работе на оборудовании;
- временно поставленные на паузу;
- те, что запущены на определенном оборудовании, но могут выполняться и на других;
- а также список ожидания.
По каждому наряду выводится информация:
- по заказчику;
- исходному сырью;
- какое количество его уже переработано;
- и сколько осталось.
Здесь же можно быстро оценить процент готовности по шкале.
Само управление заказ-нарядами осуществляется из этого же отчета. Вам достаточно нажать на «старт», чтобы программа начала отсчет времени по наряду, или же выбрать «паузу» и «завершить» для окончания работы по этапу.
Отсюда можно сразу перейти как на сам заказ, так и на каждый отдельный наряд.
Перейдем на наряд и отметим в нижнем подмодуле количество переработанного сырья. Для этого добавим сюда новую запись и укажем тысячу килограмм пшеницы.
В варианте продукции выберем, что муку упаковали в мешки по десять килограмм. Как видим, в подмодуле, согласно калькуляции, сразу же автоматически сохранилось необходимое количество пустых мешков и ниток.
Во вкладке «изготовление продукции» появилась готовая продукция – мешки муки и отходы пшеницы. Все расчеты выполнены, исходя из настроенной ранее калькуляции.
А если это был, к примеру, брак, – у вас порвался мешок и пришлось пересыпать муку в новый – то просто отметим во вкладке «изготовление продукции» новую запись, указав там мешок муки с пометкой «брак» и примечанием для отчётности.
Вернемся во вкладку «расход сырья» и увидим, что программа добавила сюда расход компонентов на упаковку муки в еще один мешок. В дальнейшем эта информация по браку пойдет как в отчеты по партии, так и по смене, чтобы вы могли всесторонне оценить любые внеплановые затраты по каждому заказу или в целом за период.
Отправим в работу и оставшиеся 2 тонны пшеницы. Когда всё сырьё по наряду будет переработано, закрываем данный наряд из отчета «производство» или в самом модуле действием «завершить».
Теперь выдадим часть готовой продукции клиенту. Если клиент спешит, можно даже отгрузить ему готовую продукцию не из его сырья. Да-да, даже так делают. В этом случае мы отгрузим клиенту другую продукцию, а когда придет его сырье – после переработки оно останется у вас на продажу или выдачу для другого клиента.
Если же вы хотите узнать информацию по определенной партии – то заходим в отчеты «склад» – «партии», указываем номер партии и период, если он нужен. Здесь мы увидим, когда партия поступила, на какие заказы была отгружена, что было затрачено из дополнительных компонентов при переработке.
Перейдем к другому способу работы – в режиме продаж.
В этом случае также добавляем новый заказ от клиента, заполняем состав продажи: это может быть, как конкретный вариант продукции, к примеру, «мешки муки по десять килограмм» или же просто «мука», когда клиент готов взять ее в любой фасовке.
В “плане отгрузки” убедимся, что указан верный вариант, который нужен клиенту. Так как в этом случае производить ничего не требуется, запускаем заказ в продажу и проходим этапы согласования в цепочке электронных подписей.
Факт отгрузки клиенту заносим во вкладку «отдано», выбрав готовую продукцию из имеющихся на складе партий. При необходимости сформируем и распечатаем накладную.
В случае, если при продаже у нас порвался мешок или мы затратили при отгрузке клиенту какие-то дополнительные материалы, то добавляем их во вкладку «материалы по заказу», где при необходимости указываем факт брака и его причину.
Автоматизация при помощи «Универсальной Системы Учета» скажется на работе всех отделов и оптимизирует скорость принятия важных решений!
